Kargo Entegrasyonu: Genel Kullanım ve Alan Tanımları

T-Soft e-ticaret sisteminde kargo entegrasyonu; siparişlerin kargo firmasına otomatik aktarılması, barkod basımı ve kargo takip süreçlerinin tek bir panelden yönetilmesini sağlayan modüldür.

Ne İçin Kullanılır

Sipariş yönetimini hızlandırmak, kargo verilerini manuel girmekten kurtulmak ve kargo takip numaralarını müşteriye otomatik iletmek amacıyla kullanılır. Bu modül sayesinde kargo barkodları oluşturulabilir ve teslimat süreçleri anlık olarak sorgulanabilir.

Entegrasyona Sipariş Gönderme Adımları

Kargo entegrasyonunu kullanmaya başlamadan önce ilgili kargo firmasıyla anlaşmanızın ve paneldeki "Kargo Entegrasyon Ayarları"nın tamamlanmış olması gerekmektedir.

İşlem Adımları

• "Siparişler > Siparişler" sayfasına tıklayınız.
• Kargo entegrasyon sayfasına sipariş gönderimi yapmak için sipariş sürecini değiştirmeniz gerekmektedir. Bu değişikliği yapmak için "Sipariş Süreci" sütununu veya "Daha Fazlası > Sipariş Sürecini Düzenle" seçeneklerini kullanabilirsiniz.
• Siparişi kargo entegrasyonu listesine aktarmak için, gönderim yapılacak kargo firmasını seçiniz ve sipariş durumunu "Kargo Hazır" aşamasına getiriniz.
• "Siparişler > Kargo ve Teslimat > Kargo Entegrasyonu" sayfasına tıklayınız.
• Kargo Gönderimi: Siparişlerin kargo entegrasyonuna aktarılması için ilgili siparişleri seçerek "Kargo İşlemleri > Kargoyu Gönder" butonuna tıklayınız. Birden fazla sipariş seçerek toplu gönderim yapabilirsiniz; ancak toplu işlemlerde seçilen tüm siparişlerin aynı kargo firmasına tanımlı olduğundan emin olunmalıdır. İşlemi başlatmak için ekranda çıkan onay uyarısını onaylayarak devam edebilirsiniz.
• Gönderi Kontrolü: Gönderim işlemi başarıyla tamamlanan siparişleri listelemek için filtreleme alanındaki "Süreç > Gönderi Oluşturulmuş" seçeneğini kullanabilirsiniz. Bu filtreleme, kargo firmasına verisi iletilen ve takip numarası bekleyen/oluşan siparişleri görüntülemenizi sağlar.
• Barkod Etiketi Yazdırma: Gönderim işlemi tamamlanan siparişler için "Barkod Etiket URL" simgesine tıklayarak otomatik oluşan etiketin çıktısını alıp pakete yapıştırınız. Kargo teslimatı sırasında yetkilinin yalnızca bu barkodu okutması yeterlidir; entegrasyonun sağlıklı çalışması için kesinlikle manuel işlem yapılmamalıdır.
• Kargo firması barkodu okutup siparişi işleme aldığında, sistem otomatik olarak takip numarası üretecektir. Oluşan bu bilgileri "Kargo Takip No" ve "Kargo Takip URL" sütunlarından anlık olarak inceleyebilirsiniz.
• Otomatik Süreç Güncelleme: Sistem, kargo takip numarasını web servis üzerinden çekerek sipariş durumunu otomatik olarak "Kargoya Verildi" ve ardından "Teslim Edildi" aşamasına getirir; bu süreçte müşteriye otomatik bilgilendirme iletilir. Üyeler ise site üzerinden "Hesabım > Siparişlerim" sekmesinden kargo bilgilerini anlık olarak takip edebilirler.
• Sipariş özelinde "Not" sütununa tıklayarak kargo entegrasyonun müdahale ettiği işlemleri görüntüleyebilirsiniz.

Sayfa Tanıtımı: Alanlar, Ayarlar ve Butonlar

Kargo Entegrasyonu sayfasında yer alan araçlar ve işlevleri aşağıda detaylandırılmıştır:

İşlem Adımları

Üst Menü ve Butonlar

• "Siparişler > Kargo ve Teslimat > Kargo Entegrasyonu" sayfasına tıklayın.
• Kargo İşlemleri
  • Kargoyu Gönder: Seçili siparişleri kargo firmasına aktarır ve barkod oluşturur; oluşan barkod ile paketler kargoya teslim edilmelidir.
  • Kargo Grubunu Gönder: Aynı kargo firmasına tanımlı birden fazla siparişi toplu olarak tek seferde göndermek için kullanılır.
  • Kargoyu Sorgula: Gönderilen kargoların anlık durumunu sorgulayarak sipariş sürecine yansıtır; otomasyon dışında manuel tetikleme sağlar.
• Raporlar
  • Sorgulama Raporu: Siparişin kargo firmasındaki anlık konum ve teslimat durum bilgilerini listeleyen rapor seçeneğidir.
  • Gönder Transfer Raporu: Kargo firmasıyla yapılan veri alışverişine ait log kayıtlarını içerir; gönderim sürecindeki hataları tespit etmek için kullanılır.
• Barkod : Oluşan barkodları yazdırmak ve görmek için kullanabilirsiniz. 
• ETGB: Mikro ihracat süreçlerinde gümrük işlemlerinin dijital ortamda gerçekleştirilmesini sağlayan Elektronik Ticaret Gümrük Beyanı alanıdır. İlgili siparişleri seçerek bu seçenek üzerinden beyan işlemlerini hızlandırabilir ve süreçleri dijital olarak takip edebilirsiniz.
• Depo Yönetimi: Farklı depolardan sevk edilen siparişlerin çıkış süreçlerini yönetmek için kullanılır. "Kargoyu Gönder" işlemi sonrasında, ilgili satırdaki "Depo" sütunundan çıkış yapılacak depo bilgisini seçerek gönderim sürecini tamamlayabilirsiniz. Bu alandan kullanılacak depoları ekleyebilirsiniz.
• Tekrar Gönder: Kargo gönderi kaydı oluşturulduktan sonra alıcı adı, adres veya iletişim bilgilerinde bir değişiklik yapılması gerekirse, mevcut kayıt üzerinde düzenleme yapmak yerine yeni bir gönderi kaydı oluşturabilirsiniz.
• Dışa Aktar : Kargo entegrasyonundaki siparişleri Excel formatında dışarı aktarabilirsiniz.
• Araçlar
  • Sil: Seçili gönderi kayıtlarını silebilirsiniz.
  • Yenile : Sayfada yapmış olduğunuz değişikliğin tabloya yansımasını sağlar.
  • Görünüm : Sayfada görüntülenmesini istediğiniz sütunları düzenleyebilirsiniz.

Filtreleme Seçenekleri

• Arama: Sipariş numarası, alıcı ad/soyad veya teslimat şehri bilgilerine göre listede hızlı arama yapmanızı sağlar.
• Süreç: Siparişleri entegrasyon aşamalarına göre filtreler. "Kargo Hazır" durumundaki siparişler ilk olarak "İşlem Görmemiş" sürecinde listelenir; işlem yapıldıkça süreçleri güncellenir. Tüm siparişleri listelemek için "Tümü" seçeneği kullanılmalıdır.
• Kargo Firması: Siparişe tanımlı olan kargo firmasına göre ayrıştırma yapmanızı sağlar.
• Yazdırıldı: Barkod etiketlerinin yazdırılma durumuna (yazdırıldı/yazdırılmadı) göre filtreleme yapar.
• Entegrasyon: "Kargo Hazır" durumuna getirilen siparişleri, kargo firmasıyla olan entegrasyon durumuna göre ayrıştırmak için kullanılır. Siparişte seçili kargo firmasının aktif bir entegrasyon ayarı varsa sipariş "Evet" filtresine, entegrasyonu bulunmayan veya manuel yönetilen bir firma seçiliyse "Hayır" filtresine düşer. Bu sayede hangi siparişlerin otomatik barkod sürecine uygun olduğunu hızlıca tespit edebilirsiniz.
• Sipariş / Kargo Tarihi: Siparişin oluşturulduğu veya kargoya gönderildiği tarih aralıklarına göre listeleme yapar.

Beklenen Sonuç / Davranış

• Veri Aktarımı: "Kargoyu Gönder" dendiğinde alıcı bilgileri kargo sistemine hatasız iletilmelidir.
• Otomatik Güncelleme: Kargo teslim edildiğinde, entegrasyon üzerinden gelen bilgi ile sipariş durumu panelde otomatik olarak "Teslim Edildi" sürecine geçebilir.
• Takip Numarası: Kargo takip numarası oluştuğu anda sipariş detayına eklenir ve müşteriye bilgilendirme maili/SMS'i gider.

Sık Sorulan Sorular

İlgili Makaleler

• T-SOFT Lojistik Çözümleri: Yerel ve Küresel Kargo Entegrasyonları