T-SOFT E-Fatura ve E-Arşiv Çözümü
T-SOFT E-FATURA VE E-ARŞİV ÇÖZÜMÜ : İşinizin Dijital Dönüşümünde Yeni Bir Adım
İş dünyasında hız ve verimlilik her zamankinden daha önemli hale gelirken, T-SOFT E-FATURA VE E-ARŞİV ÇÖZÜMÜ uygulaması, şirketinizin dijital dönüşümünü yönlendirmenin güçlü bir adımıdır.
Bu yenilikçi çözüm, geleneksel fatura ve arşivleme süreçlerini modern, hızlı ve güvenli bir şekilde dijital platforma taşıyarak işletmenizin operasyonel performansını artırmanıza yardımcı olur.
T-Soft e-fatura uygulaması, fatura süreçlerinizi güvenli bir dijital ortama taşıyarak kağıt israfını önler ve hataları en aza indirir. Fatura oluşturma, gönderme ve takip etme süreçleri hızlanırken, güçlü güvenlik önlemleri sayesinde işletmenizin hassas verileri her zaman koruma altında kalır.
Uygulama, arşivleme süreçlerini daha etkili hale getirerek belgelerinizi düzenli bir şekilde saklamanıza ve ihtiyaç duyduğunuzda hızlı bir şekilde erişmenize olanak tanır. Arşivleme işlemleriyle ilgili manuel çabalar azalırken, arşivleme süreçlerinizi otomatikleştirerek zaman ve kaynak tasarrufu sağlarsınız.
E-fatura çözüm uygulaması ile T-Soft e-ticaret sitenizin dijital dönüşümüne hemen başlayın, iş süreçlerinizi optimize edin ve rekabet avantajı elde edin.
T-Soft E-Fatura ve E-Arşiv Çözümü uygulamasıyla sitenizde entegratör olarak QNB eFinans sistemini kullanabilirsiniz. Uygulama aracılığı ile e-fatura ve e-arşiv faturalarınızı kolay ve hızlı şekilde oluşturabilirsiniz.
T-Soft E-Fatura ve E-Arşiv Çözümü uygulamasını kullanmaya başlamak için aşağıdaki adımları takip edebilirsiniz.
Slide Adımları
T-Soft E-Fatura ve E-Arşiv Çözümü Uygulama Kurulumu
- "Bölümler > Uygulama Marketi" sayfasına tıklayınız.
- Arama alanına "T-Soft E-Fatura ve E-Arşiv Çözümü" yazınız ve "Ara" butonuna tıklayınız.
- T-Soft E-Fatura ve E-Arşiv Çözümü uygulamasını bulunuz ve uygulama üzerine tıklayınız. Uygulama içerisinde "Yükle" butonuna tıklayınız.
- Uygulama detayında e-posta bilgisi giriniz ve sözleşmelerini okuyarak onaylayınız. Uygulama yükleme işlemini tamamlamak için "Yükle" butonuna tıklayınız.
- Uygulamanın yüklenmesi için girdiğiniz e-posta adresine "OTP Doğrulama" kodu gelecektir. Kodu ekleyerek "Doğrula" butonuna tıklayınız. Başarılı bilgisi açıldığında uygulama yüklenmiş olacaktır.
- Uygulama ayarlarını yapmak için "Uygulamaya Git" butonuna tıklayınız.
- Uygulamaya girildiğinde "Şirket Bildirimi > Şirket Ekle" butonundan firma bilgilerinizi ekleyiniz.
- Şirket bilgilerinizi ekledikten sonra "Kaydet" butonuna tıklayınız. Tüm bilgiler eksiksiz ve doğru girilmelidir. Adres bilgilerinde küçük büyük harf duyarlılığına dikkat edilmelidir.
- Şirket ekleme sonrasında bilgileriniz şirket ayarlarında görüntülenecektir.
- Uygulama anasayfasında yer alan "Paket Bildirimi" uyarı için bir paket satın almalısınız. Paket almak için "Satın Al" veya "Paketlerim" sekmesine tıklayınız.
- Paket satın alırken fatura bilgilerinizi tanımlamalısınız. Bilgileri eksiksiz ve doğru eklemelisiniz. Ekleme sonrasında "Kaydet" butonuna tıklayınız.
- Paket ekranına ulaşabilmeniz için "Bill-Tekrom E-Posta Doğrulama" alanına mailinize gelen doğrulama kodunu ekleyiniz ve "Gönder" butonuna tıklayınız.
- Doğrulama işlemi sonrasında bilgileriniz T-Soft ekibi tarafına iletilecektir. Uygulama kurulumunu destek personeli ile yapmıyorsanız bu aşamada Nildesk üzerinden efatura çözüm uygulaması için cari onayı beklediğinize dair talep oluşturmalısınız. Cariniz T-Soft tarafından onaylandıktan sonra paket sayfası açılacaktır. Cari onaylanana kadar bekleme ekranı gösterilecektir. Cari onaylama süresi yapılan kontrollere göre farklı sürelerde tamamlanmaktadır.
- Cariniz onaylandığında "Paketlerim" sayfası açılacaktır. Paketleri inceleyerek kullanmak istediğiniz pakette "Satın Al" butonuna tıklayınız. Her paketin ücreti, kontör adedi ve birim kontör fiyatı bilgilerini görüntüleyebilirsiniz.
- Satın alma ekranında kart bilgilerinizi giriniz.
- Satın aldığınız kontör karşılığında kesilecek olan faturada yer almasını istediğiniz adres bilgilerini bu alanda görüntülenir. Farklı bir fatura adresi kullanmak istiyorsanız ekleyebilir ve adres seçimi yapabilirsiniz.
- "Satın Alınanlar" sekmesinde uygulama üzerinden yapılan tüm satın almaların bilgilerine ulaşabilirsiniz.
- Paket satın alımı sonrasında entegratör olarak çalıştığımız QNB tarafından e-posta hesabınıza bilgilerinizin olduğu bir mail gelecektir. Mail içerisinde yer alan "Konnektör" bilgileri ile QNB eFinans Portal paneline giriş yapabileceksiniz. Mail geldikten sonra mali mührünüz yanınızdayken QNB ekibini arayarak hesap aktivasyon işlemlerini yaptırmalısınız. Hesap aktivasyonu sırasında faturalarınızı entegratör aracılığı ile keseceğinizi belirtmelisiniz. QNB paneline girdikten sonra mailde gelen şifre bilgisini değiştirmeniz istenecektir. Değiştirdiğiniz şifre bilgisini not alınız.
- Hesap aktivasyonu işlemlerini tamamladıktan sonra uygulamayı tekrar açınız ve "Şirket Bildirimi > Konnektörü Olmayan Şirketler" seçeneğine tıklayınız.
- Şirket ayarları sayfasında şirket bilgilerinizde bulunan "Konnektör Ayarları" alnına tıklayınız. Açılan pencerede "Konnektör Sağlayıcısı" olarak "QNB eFinans" seçiniz. "Kullanıcı Adı" ve "Şifre" alanına QNB paneline girişte kullandığınız konnektör bilgilerini yazınız ve "Kaydet" butonuna tıklayınız.
- Uyarı bölümünde "Sitesi Olmayan Şirketler" bildirimi bulunuyorsa şirket bilgilerinden tanımlama yapılabilmektedir. Uyarı çıkmıyorsa tanımlı olarak kurulmuştur.
- Sağ üst bölümde bulunan profil resmine tıklayarak "Ayarlar" seçeneğine tıklayın. "Şirket Ayarları > Siteler" menüsüne tıklayın. Açılan pencerede sitenizi seçerek kaydedin.
- Tüm bilgiler doldurulduğunda uygulama anasayfanızda uyarılar kalmayacaktır.
T-Soft E-Fatura ve E-Arşiv Çözümü Fatura Kesim İşlemi
- "Siparişler > Siparişler" sayfasına tıklayın.
- Fatura oluşturmak istediğiniz sipariş veya siparişleri listeden seçin.
- Oluşturma işlemine başlamak için "Uygulamalarım > T-Soft E-Fatura ve E-Arşiv Çözümü" seçeneğine tıklayın.
- Seçim sonrasında uygulama geçiş ekranı gelecektir.
- Faturaların oluşturulması için sipariş uygulamaya aktarıldığında talebinizin alındığı bilgisi verilir. Bu aşamada sistem, siparişteki cari bilgilerine göre e-Arşiv veya e-Fatura kesim işlemini otomatik olarak yapar.
- Faturanın oluşturulma durumunu uygulama listesinden takip edebilirsiniz. Fatura bilgilerinin aktarım sürecinde durum bilgisi “İşleniyor” olarak görüntülenecektir.
- Faturalar başarıyla oluşturulduktan sonra durum bilgisi “İşlendi” olarak güncellenecektir.
- Faturanın oluşturulması aşamasında alınan herhangi bir hata durumu varsa durum bilgisi "İşlenme Sırasında Hata Oluştu" olarak güncellenecektir.
- Hata alınan faturalarda ünlem simgesine tıklayarak hata açıklamasına erişebilirsiniz. Hata bilgisine göre gerekli düzenlemeleri yaptıktan sonra sipariş için tekrar fatura oluşturmayı deneyebilirsiniz.
Faturalarım/İşlemlerim Sayfası
- "Faturalarım" sayfasında oluşturulan faturalara ait genel bilgileri görüntüleyebilir ve takip edebilirsiniz.
- Fatura Ayarları : Fatura kesim işlemleri sırasında kullanılacak fatura tiplerine ait ön tanımlı bilgileri bu bölümden görüntüleyebilir ve düzenleyebilirsiniz.
- E-Fatura Tipi : Oluşturulacak e-Faturanın türünü (Ticari/Temel) belirlemenizi sağlar.
- Genel Fatura Tipi : Fatura oluşturma sürecinde kullanılacak e-fatura/e-arşiv senaryosunu seçmenizi sağlar. Sistemin, cari bilgilerine göre faturayı otomatik olarak oluşturabilmesi için bu alanın “Manuel Kontrol” olarak seçilmesi gerekir. Bu seçenek kullanıldığında sistem, fatura bilgilerini kontrol ederek uygun senaryoyu otomatik olarak belirler.
- Kasa : Fatura kesiminde kullanılacak varsayılan kasa seçimini tanımlar.
- Şube : Fatura işlemlerinde kullanılacak varsayılan şube bilgisini belirler.
- Gelen Faturalar : Firmanız adına kesilen e-faturaları uygulama içerisinde görüntüleyebilirsiniz.
- Listede gelen e-Faturalarınızı görüntüleyebilirsiniz. “Gelen Faturaları Senkronize Et” butonu ile sisteme henüz yansımamış yeni e-Faturalarınızı güncelleyebilirsiniz. Normal fatura ekranına geri dönmek için “Giden Faturalar” butonunu kullanabilirsiniz.
- Dışa Aktar : Fatura bilgilerinizi listeden dışa aktarabilirsiniz. Dışa aktarma işlemi için PDF, XLSX ve CSV format seçeneklerini kullanabilirsiniz.
- Yenile : Fatura listesini sayfayı yenilemeden günceller.
- Görünüm : Fatura listesinde sütun ve aksiyon işlemlerini yönetebilirsiniz.
- Sütunlar : Fatura listesinde yer alan sütunları gösterme veya gizleme işlemlerini yönetmenizi sağlar.
- Aksiyonlar : Faturalar için kullanılabilir işlemlerin görünümünü ve sütunlara sabitleme ayarlarını yönetmenizi sağlar.
- Faturayı İndir : Seçtiğiniz faturayı PDF formatında indirmenizi sağlar.
- Faturayı İptal Et : Oluşturulan faturayı iptal etmenizi sağlar. (Bazı durumlarda işlemin QNB paneli üzerinden yapılması gerekebilir.)
- Siparişi Güncelle : Siparişe ait kesilen fatura bilgileri T-Soft yönetim paneline yansımadıysa, bu alandan manuel tetikleme yaparak fatura bilgilerinin güncellenmesini sağlayabilirsiniz.
- Filtre : Fatura listesinde görüntülemek istediğiniz kayıtları filtre seçeneklerini kullanarak kolayca bulabilirsiniz.
- İşlemlerim : Bu sayfada kesilen faturaların işlem detaylarına erişebilirsiniz. Fatura listesinden bağımsız olarak işlem tipi ve benzersiz numara bilgilerini görüntüleyebilirsiniz.
Ek Ayarlar
- Fatura kurulum işlemleri tamamlandıktan sonra, yönetim panelinde yer alan ve siparişlerde kullanılan tüm kargo firmaları için vergi bilgilerinin tanımlanması gerekmektedir. Vergi bilgisi olarak ilgili kargo firmasına ait VKN bilgisi girilmelidir. Alanın boş bırakılması durumunda fatura kesiminde hata alınacaktır.
- Sipariş bilgilerinde kargo firması alanının mutlaka dolu olması gerekmektedir. Pazaryeri siparişleri gibi durumlarda kargo firması bilgisi boş gelirse fatura kesiminde hata alınacaktır. Kargo firması bilgisinin boş gelmesi durumunda sipariş yeniden kargo sürecine alınarak kargo firması manuel olarak atanabilir. Pazaryeri siparişlerinde kargo firmasının boş gelmesi sorunu yaşanıyorsa Nildesk üzerinden ConnectProf departmanı ile iletişime geçebilirsiniz.
- Fatura kesilmek istenen sipariş içerisinde KDV oranı 0 olan ürünler varsa hata alınacaktır. Yurtdışı siparişlerde sistem otomatik olarak KDV 0 durumuna muafiyet kodu eklemektedir. Kitap müşterilerinde ürünlerin barkodları standart formatlara uygunsa yine herhangi bir işlem yapılmasına gerek kalmadan sistem tarafından otomatik muafiyet kodu tanımlanacaktır. Bunlar dışında, KDV oranı 0 olarak satılan ürünler bulunuyorsa fatura kesimi sırasında hata alınabilir. Hata oluşmaması için ek bilgi alanından gerekli düzenlemelerin yapılması gerekmektedir.
- KDV oranı 0 olan ürünlerin "Ek Bilgi 3" alanına muafiyet kodu ve sebebi yazılmalıdır. Müşteride ek bilgi 3 farklı bir kodlama için kullanılıyor ve iptal edilemiyor ise yazılıma alternatif çözüm için başvurabilirsiniz. Ek bilgi 3 alanına muafiyet bilgilerini eklerken kaynak kodu alanından herhangi bir etiket olmadan örnek verilen formattaki gibi olmalıdır. Muafiyet kodu ve nedeni arasına dik çizgi eklenmeli ve boşluk olmamalıdır. Muafiyet kodlarını internet üzerinden araştırarak öğrenebilirsiniz.
